Può capitare che nel CRM vengano modificate le regole per visualizzare le anagrafiche e che quindi tu non riesca più a vedere i clienti piuttosto che i lead che vengono inseriti dall'amministratore o da un tuo collega.

Ma come poter capirne il motivo?

E' presto detto: quando viene creato un utente (come può essere il tuo), l'amministratore può scegliere di crearlo come utente oppure area manager o ancora agente. Per sapere quali sono le differenze, ti rimando alla pagina dove spieghiamo la configurazione dei gruppi e degli utenti.

Possiamo quindi avere diversi motivi per cui tu non riesca a vedere un'anagrafica:

La tipologia di utente

Sei un utente di tipo Agente, quindi puoi vedere solo le anagrafiche dove:
sei tu il proprietario (perchè magari le hai inserite tu
sei indicato come commerciale all'interno della scheda (e quindi è come fosse assegnata a te)
non c'è il commerciale assegnato ma rientra nella tua zona perchè sono state configurate in SETUP>Anagrafiche

Se sei un Area manager invece, valgono le stesse regole per l'agente (vedi sopra) con l'aggiunta che puoi vedere le anagrafiche che appartengono agli utenti Agente che hanno indicato come superiore il tuo utente

La sicurezza dei gruppi

Se da SETUP>Configurazioni hai abilitato la sicurezza per gruppo: significa che oltre alla possiblità di limitare ad alcuni utenti la possibilità di vedere le anagrafiche perchè di tipo agente o area manager, tutti gli utenti (eccetto i SysAdmin) non possono vedere le anagrafiche a meno che il loro gruppo non sia presente tra i gruppi che possono effettivamente vederla.

Un esempio qui sotto:

Se entri in una anagrafica dopo aver abilitato la sicurezza per gruppi, dovresti avere un campo Gruppi dove si vedono i gruppi che possono vedere questo cliente



NB se non vedi questo campo, devi entrare nel Layout Studio e metterlo nella scheda per renderlo visibile. Il campo si chiama "Gruppi"

Se hai abilitato la sicurezza per gruppi prima di aver creato i gruppi, potresti trovarti in questa situazione perchè magari l'Admin inserisce un nuovo cliente ma nessun altro utente (eccetto appunto gli altri Admin) lo vede perchè fanno parte di gruppi diversi e quindi non hanno il permesso di vederlo.

Per evitare che ogni volta l'admin (o un utente di un gruppo specifico) debba inserire i gruppi dopo aver salvato l'anagrafica, è sufficiente entrare in SETUP>Utenti, quindi nell'utente e andare nel tab Sicurezza: nel campo Gruppi predefiniti in inserimento, inserire i gruppi che verranno automaticamente inseriti nei gruppi di visibilità ogni volta che si crea una nuova anagrafica



NB il gruppo GLOBAL indica che è visibile per tutti i gruppi, quindi non serve specificare i singoli gruppi di inserimento
La sicurezza non si può gestire accedendo a "il mio profilo" ma solo da SETUP>Utenti: è necessario quindi che intervenga un System Administrator

Come correggere la situazione

Sia che tu debba inserire i gruppi di visibilità delle anagrafiche che specificare un commerciale di riferimento, la soluzione nel caso tu debba aggiornare il pregresso è l'[aggiornamento massivo](https://help.crmincloud.it/it/article/come-fare-un-aggiornamento-massivo-6ata6j/): così potrai impostare i dati corretti per tutte le anagrafiche (oppure per alcune anagrafiche, dopo averle ricercate con la ricerca avanzata)

Un consiglio: la sicurezza per gruppi serve per inserire un ulteriore livello di limitazione nella visualizzazione delle anagrafiche (per gli utenti standard principalmente, dato che Agenti e Area Manager sono già limitati per le regole che abbiamo visto sopra); se la distinzione tra utente standard e agente è già sufficiente e non devi inserire ad esempio dei layout studio personalizzati per gruppo o utente (dato che non ci sono informazioni che desideri tenere nascoste ai tuoi commerciale), valuta se mantenere la sicurezza per gruppi, poichè potrebbe essere un ulteriore livello di complessità che magari per realtà di pochi utenti non è necessaria. Se la disinstalli, la puoi sempre reinstallare in un secondo momento.
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