Modificare le schede o aggiungere campi attraverso il Layout Studio del CRM

Il Layout Studio

Se la scheda che dell'oggetto che stai visualizzando non ti sembra funzionale oppure desideri togliere campi piuttosto che modificarne la posizione, ecco che ti viene in aiuto la configurazione del Layout Studio.

Vai in Setup>Layout Studio: ti comparirà una schermata con un elenco di elementi che puoi modificare a piacere; le voci modificabili sono Account, Attività, Indirizzo aggiuntivo, Appuntamento, Evento calendario, Azienda, Contatto, Lead, Lista di distribuzione, Mailing, Template EMail e Opportunità.

Andiamo ad esempio a modificare la scheda delle aziende: clicchiamo quindi su Azienda e poi su Schema di default



Ora si aprirà la scheda completa, che altro non è che la disposizione dei campi secondo la configurazione base:




Per spostare un campo di posizione, puoi semplicemente prenderlo e trascinarlo nella parte di schermata che preferisci



Se clicchi sull'ingranaggio invece, puoi

cambiare il nome del campo (etichetta)
renderlo obbligatorio (ad ogni nuovo inserimento o modifica l'utente non potrà proseguire se non compila anche quel campo)
segnarlo come campo importante (verrà visualizzato tra i campi nella scheda di inserimento rapido dell'oggetto)
renderlo di sola lettura (una volta compilato l'utente non lo può più modificare)

Rimuovi campo invece, non lo cancella ma lo sposta nell'elenco dei campi disponibili che trovi a sinistra. Se rimuovi un campo per errore, dall'elenco dei campi disponibili ti basta trascinarlo all'interno del layout per renderlo nuovamente consultabile.




Il campo Etichetta permette di rinominare a piacimento i campi. Attenzione che verranno rinominati anche nelle griglie e negli schemi di esportazione.

ricordati che i campi contrassegnati come obbligatori non sono rimovibili dal layout visibile (ad esempio la ragione sociale nelle aziende)

Nella colonna a sinistra del Layout Studio, oltre all'elenco dei campi rimossi che puoi reinserire, trovi anche una sezione chiamata Elementi disponibili.



Elementi disponibili ti permette di inserire una nuova sezione, ovvero un separatore nella scheda oppure un nuovo campo (aggiuntivo). Devi solo scegliere cosa inserire e poi trascinarlo all'interno del Layout.
Se inserisci un campo aggiuntivo, ti verrà richiesto di specificare un nome, un codice e la tipologia del campo (ricordati che il codice non deve essere uguale al codice di campi aggiuntivi già esistenti).
Per la nuova sezione, Una volta inserita potrai rinominarla a piacere; per sfruttarla, trascina i campi che dovranno essere contenuti al suo interno.

Layout Studio Avanzato

Entra in SETUP>Configurazioni ed attiva il Layout Studio avanzato: ti permetterà di personalizzare le schede in base al gruppo di appartenenza dell'utente e addirittura al singolo utente




Una volta installato, il layout studio sarà del tipo:


.


Ricordati che la priorità per gli schemi del Layout Studio è Utente>predefinito, ovvero lo schema impostato per l'utente prevale su quello impostato come predefinito. Se aggiungi un campo nuovo oppure lo nascondi dallo schema predefinito, dovrai farlo anche per gli eventuali schemi presenti in Gruppo o Utenti altrimenti gli altri utenti continueranno a visualizzare lo schema personalizzato che gli avevi impostato precedentemente

Come inserire un campo aggiuntivo

Entra nel Layout studio di interesse, quindi clicca su Elementi disponibili e trascina il Nuovo Campo dentro il Layout




Vedrai quindi una finestra dove configurare il campo aggiuntivo. Dovrai inserire






il nome del Campo (che sarà quello visualizzato dagli utenti nella scheda oggetto)
il Codice del campo, che deve essere un valore univoco (diverso da tutti gli altri campi presenti nel CRM)
il Tipo del campo che ti interessa creare

hai poi a disposizione delle opzioni extra: la possibilità di renderlo obbligatorio (ad ogni salvataggio della scheda verrà controllato se il campo è stato compilato), campo importante (verrà visualizzato anche nella scheda di inserimento rapido dell'oggetto) e la sola lettura (chi visualizza il layout non può modificare il valore assegnato al campo).

Il campo aggiuntivo, una volta creato, non puoi modificarlo nella tipologia: devi prima eliminarlo. Alla prima eliminazione, viene tolto dal layout studio e posizionato sotto la colonna dei campi nascosti. Se poi riesegui l'operazione anche dalla colonna dei campi nascosti, il campo verrà eliminato definitivamente.

Come inserire una nuova sezione

Il Layout degli oggetti è diviso in sezioni (ad esempio per le aziende trovi indirizzo, comunicazione, privacy, etc.) per organizzare al meglio la lettura della scheda dell'oggetto.

Se lo ritieni necessario, puoi variare le sezioni creandone di nuove. Trascina il campo Sezione nel layout, quindi modificalo a piacere.




Ecco le opzioni che sono disponibili per la sezione





La sezione chiusa significa che non è modificabile, ovvero non puoi inserire ulteriori campi oltre a quelli presenti
il numero colonne definisce in quante colonne è divisa la tua sezione, ovvero quanti campi aggiuntivi puoi affiancare uno all'altro (da 1 a 4 colonne configurabili)
Per modificare il nome della sezione, clicca sopra il titolo (ad esempio "nuova sezione") e scrivi il nome che vuoi assegnargli.

Il menu delle opzioni

Il menu delle opzioni compare cliccando sulla freccetta presente in alto a destra: ci permette di fare alcune cose





imposta tutti i campi in sola lettura: con questa opzione, tutti i campi verranno impostati con il lucchetto attivo: questo significa che gli utenti con questo layout potranno visualizzare i campi ma non apportare modifiche alla scheda in quanto tutti i campi verranno bloccati
Imposta tutti i campi come obbligatori: tutti i campi del layout verranno resi obbligatori, quindi ad ogni nuovo inserimento o modifica, dovranno essere compilati dall'utente per poter salvare la scheda
Ripristina schema predefinito: ti permette di ripristinare lo schema base per l'oggetto che stai modificando
Copia: ti permette di copiare lo schema che hai personalizzato e salvato per incollarlo (sempre per lo stesso tipo di oggetto) per un altro gruppo/utente. Entrando nel nuovo schema da personalizzare,
Rimuovi schema corrente: elimina lo schema corrente, ripristinando quello di fabbrica. I campi creati verranno posti a sinistra, tra i campi no visibili e li potrai reinserire nel layout se necessari

Aggiornato il: 23/08/2023