Come importo i dati da un altro CRM / Excel / archivio?

Il CRM ha un sistema di importazione dati estremamente evoluto che permette di importare dati in:

Aziende
Contatti
Lead
Attività
Opportunità
Catalogo
Listini

Per importare i tuoi dati all’interno del CRM, entra in Setup > Importa dati

Ti comparirà quindi una pagina dove caricare il file (Excel oppure CSV) con i dati che intendi inserire

Basterà quindi cliccare sull’icona relativa, in base al tipo di dato che vuoi importare: potrai quindi trascinare il file all’interno della zona apposita per il caricamento oppure cercare il file nel tuo computer in locale cliccando sul link. Il CRM supporta l’import delle aziende, dei contatti, dei lead, delle attività e delle opportunità commerciali

Una volta caricato il file, ti verrà chiesto di associare i campi del CRM con le colonne di Excel; un’anteprima dei file caricati ti mostrerà l’intestazione delle colonne e le prime due righe in modo da gestire al meglio questa procedura

Sotto in mappatura dei campi andrai ad indicare la colonna al campo relativo nel CRM. In anteprima risultato importazione ti mostreremo come hai mappato le prime 10 righe del foglio Excel.

Ci sono dei campi che sono obbligatori per l'importazione e che devono essere mappati (ad esempio il campo ragione sociale per le aziende); fin che non lo farai non comparirà l'icona in basso a destra per proseguire con l'importazione. Li riconosci perché hanno l'asterisco rosso a fianco al nome del campo

__ Il campo ID non deve essere mappato se si tratta di una prima importazione perchè fa riferimento all'ID presente nel CRM __, che non esiste se l'elemento non è ancora stato importato. Si usa solitamente per gli aggiornamenti degli elementi (vedi aggiornamento dati più sotto)

Per alcune voci della mappatura, è presente a lato uno switch con una chiave: se lo attivi, indicherai all'importatore che quel dato è una "chiave primaria".

Questo vuol dire semplicemente che durante l'importazione, se nel CRM viene trovato un oggetto con il medesimo valore per la colonna (o le colonne) che hai indicato come chiave primaria, quel record non verrà importato ma verrà aggiornato (se presenti dati diversi) quello che è già salvato nel CRM, evitando così di importare dati duplicati.

Ad esempio, se stai importando aziende ed imposti come chiave i valori "ragione sociale" e "partita IVA", nel caso in cui nel tuo foglio Excel sia presente un record con la stessa ragione sociale + p.IVA già salvati a sistema, non verrà importata una nuova azienda ma aggiornata quella che hai già salvato nel CRM.

Fai attenzione ad alcuni campi particolari come il campo settore, i tag, le categorie etc: questi campi li devi già aver salvati prima nel sistema in SETUP>Configurazioni>Anagrafiche nella sotto voce del menu specifica, altrimenti l'importatore non inserirà nell'anagrafica il valore del campo perché nel sistema non è presente e non riuscirà quindi ad associarlo. Se ad esempio vuoi importare la tua lista associando i clienti al settore "servizi alla persona", nel CRM in SETUP>Configurazioni>Anagrafiche>Settori devi aver già salvato quella voce e nel foglio Excel deve essere scritta esattamente nello stesso modo (comprensivo di punteggiatura e spazi)

Una volta terminata l’associazione, clicca sul tasto per andare allo step successivo (in basso a destra, nella colonna blu):

Il sistema inizierà quindi una verifica dei campi per indicarti se ci sono possibili righe che verranno scartate, in modo che tu possa eventualmente annullare l’importazione (tasto indietro) e/o correggere il file Excel o CSV.

Se è tutto OK, clicca nuovamente sul tasto in basso a destra: il CRM inizierà l’importazione. Nel frattempo, puoi continuare a lavorare nel programma, in quanto l’importazione proseguirà in background.

Puoi sempre controllare lo stato di avanzamento, cliccando in SETUP > Importa Dati; man mano che i dati verranno scritti nel CRM, li vedrai comparire all’interno del menu relativo (aziende, contatti, lead, etc.) e potrai aprirlo per consultarlo o modificarlo.

Terminata l’importazione, torna in SETUP > Importa dati per controllare se ci sono stati errori. In basso a destra troverai l’icona con la spunta per chiudere la pagina e ripartire con un nuovo import. Se vuoi interrompere l’import invece, sempre in basso a destra sarà presente il pulsante (con una X al posto della spunta) che potrai cliccare per fare un abort dell’importazione.

Il log che viene prodotto (ora in PDF) rimane disponibile nella schermata di importazione, per cui puoi controllare se ci sono stati errori anche in un secondo momento. Ricorda però che non rimangono per tutte le importazioni ma solo per le più recenti

Le importazione devono essere fatte in sequenza. Se si vuole importare dei contatti che siano collegati alle rispettive aziende, devono prima essere importate le aziende. Lo stesso vale per attività e opportunità.

Aggiornamento dei dati

Se invece devi modificare dei dati già presenti per le anagrafiche (aziende, contatti e lead) e l'aggiornamento massivo non ti consente di modificare (per tutti o una parte) quella determinata informazione, puoi utilizzare comunque l'importatore.

Colonna ID

Modifica tramite il manager di schemi la griglia di interesse per esporre il campo ID: ti basterà entrare nell'opzione del manager di schemi e abilitare il toggle Visualizza chiave primaria

Ora potrai vedere una nuova colonna (prima della ragione sociale) di nome ID

Continua quindi con l'esportazione dei dati totale o filtrando i risultati con la ricerca avanzata, in base alle tue esigenze

Importare le modifiche

Una volta esportato il file excel ed editato i campi che ci interessano, possiamo procedere all'import dei nuovi dati.

Consigliamo di alleggerire l'excel tenendo solo le colonne da aggiornare (oltre a ID e i campi obbligatori).

Carica il tuo file come se stessi importando i dati per la prima volta e procedi con la mappatura facendo attenzione che il campo ID sia associato, perchè è quello che fa da discriminante per aggiornare anzichè importare un nuovo elemento.

Prosegui con l'importazione: al termine, il report in PDF che viene generato riporterà il numero di aggiornamenti andati a buon fine

Nota bene: i campi obbligatori (quelli con l'asterisco) devono essere specificati anche se si tratta di un aggiornamento e quindi c'è già specificato l'ID

Consiglio: se avete più indirizzi email, potete inserirli nella stessa colonna E-mail separandoli tra di loro con il punto e virgola

Hai inserito il file ma sembra che questo non venga elaborato per l'importazione? Consulta questa guida

Aggiornato il: 16/09/2024

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