Come importo i dati da un altro CRM / Excel / archivio?

Il CRM ha un sistema di importazione dati estremamente evoluto che permette di importare dati in:

Aziende
Contatti
Lead
Attività
Opportunità
Catalogo
Listini

Per importare i tuoi dati all’interno del CRM, entra in Setup > Importa dati

Inizialmente ti comparirà una pagina > SCHEMI DI IMPORTAZIONE , nella quale potrai decidere se selezionare uno schema di importazione precedentemente salvato o se procedere con una nuova importazione , nel nostro caso clicchiamo su NUOVA IMPORTAZIONE . Vedremo in seguito come poter utilizzare uno schema di importazione .

Ora , nella schermata IMPORTA DATI ti verrà richiesto di caricare il file excel o csv contenente i dati che desideri importare nel crm e di selezionare la Tipologia , ovvero che cosa stai per importare . Sarà quindi sufficiente scegliere dal menu a tendina una tra le varie voci disponibili , nel nostro esempio stiamo per importare delle AZIENDE .

Noteremo che una volta eseguito l'upload del file nella sezione FILE DA IMPORTARE , il pulsante PROSEGUI in basso a destra diventerà cliccabile quindi potremo procedere allo step successivo

nota : E' possibile scaricare un template di esempio con la struttura completa , ovvero con tutti i campi presenti nel crm dell'entità che si andrà a caricare ( azienda , contatti , lead , attività ecc )

Una volta caricato il file , dovremo mappare i campi del CRM con le colonne presenti nell' Excel caricato e contestualmente verrà mostrata un’anteprima ( con le prime 4 righe) di come verrà importato il dato nel crm in base alla mappatura eseguita , in modo da gestire al meglio questa procedura

Nella colonna denominata " Colonne " sono riportati tutti i campi presenti nel crm , mentre in "Colonna mappata" dovremo selezionare tramite il drop down il nome della colonna presente nel file caricato . Nel caso in esempio abbiamo mappato i campi Ragione sociale > nome azienda , città > città , > Cap >cap > , E-mail> email , Telefono > tel .

Non mappare il campo ID se si tratta di una prima importazione (quel campo serve per gli aggiornamenti delle anagrafiche, vedi la guida dedicata)

Ci sono dei campi che sono considerati obbligatori per l'importazione e che devono essere mappati (ad esempio il campo ragione sociale per le aziende ); fin che non lo farai non comparirà l'icona in basso a destra per proseguire con l'importazione. Li riconosci perché hanno l'asterisco a fianco al nome del campo

Per alcune voci della mappatura, è presente a lato una cella flaggabile , si riferisce alle chiavi di deduplica : se lo attivi, indicherai all'importatore che quel dato è una "chiave primaria".

Questo significa che durante l'importazione, se nel CRM viene trovato un oggetto con il medesimo valore per la colonna (o le colonne) che hai indicato come chiave primaria, quel record non verrà importato ma verrà aggiornato (se presenti dati diversi) ciò che è già salvato nel CRM, evitando così di creare duplicati.

Ad esempio, se stai importando aziende ed imposti come chiave i valori "ragione sociale" e "partita IVA", nel caso in cui nel tuo foglio Excel sia presente un record con la stessa ragione sociale + p.IVA già salvati a sistema, non verrà importata una nuova azienda ma aggiornata quella che hai già salvato nel CRM.

Fai attenzione ad alcuni campi particolari come il campo settore, i tag, le categorie etc: questi campi li devi già aver salvati prima nel sistema in SETUP>Configurazioni>Anagrafiche nella sotto voce del menu specifica, altrimenti l'importatore non inserirà nell'anagrafica il valore del campo perché in quanto non presente a sistema e non riuscirà quindi ad associarlo. Se ad esempio vuoi importare la tua lista associando i clienti al settore "servizi alla persona", nel CRM in SETUP>Configurazioni>Anagrafiche>Settori devi aver già creato quella voce e nel foglio Excel deve essere scritta esattamente nello stesso modo (comprensivo di punteggiatura e spazi)

Una volta terminata l’associazione, clicca sul tasto AVVIA IMPORT presente in basso a destra

Vedrai ora una status bar che ti indica lo stato di avanzamento dell'importazione e una volta conclusa potrai generare il file ( che verrà scaricato ) con il dettaglio di ciò che è stato importato o meno nel crm .

Nel caso in cui l'importazione richiedesse molto tempo puoi comunque continuare ad operare nel crm e potrai controllare lo stato di avanzamento, cliccando in SETUP > Importa Dati; man mano che i dati verranno scritti nel CRM, li vedrai comparire all’interno del menu relativo (aziende, contatti, lead, etc.) e potrai aprirlo per consultarlo o modificarlo.

Il log che viene prodotto (PDF) rimane disponibile nella prima schermata quando accedi in setup >Importa dati , accendo in LOG DI IMPORTAZIONI , per cui potrai eseguire il download del log e verificare se ci sono stati errori anche in un secondo momento. Ricorda però che non rimangono per tutte le importazioni ma solo per le più recenti

Sempre dalla sezione LOG DI IMPORTAZIONI , potrai anche salvare la mappatura della precedente importazione come TEMPLATE , quindi lo potrai richiamare per una nuova import .

Le importazioni devono essere fatte in sequenza. Se si vuole importare dei contatti che siano collegati alle rispettive aziende, devono prima essere importate le aziende. Lo stesso vale per attività e opportunità.

Aggiornamento dei dati

Se invece devi modificare dei dati già presenti per le anagrafiche (aziende, contatti e lead) , potrai utilizzare comunque l'importatore ma dovrai necessariamente prima esporre il campo ID CRM dalla griglia delle aziende ( nel nostro caso ) , quindi esportare in excel il file contenente i dati già presenti nel crm e che desideri aggiornare .

Andremo quindi in CRM > AZIENDE e creeremo una nuova vista personalizzata nella quale attiviamo il flag in corrisponde del campo ID CRM

Fatto questo vedrai anche il campo ID CRM nella griglia delle aziende e questo servirà al sistema per aggiornare i dati in fase di import .

Continua quindi con l'esportazione dei dati totale o filtrando i risultati con la ricerca avanzata, in base alle tue esigenze

Importare le modifiche

Una volta esportato il file excel ed editato i campi che ci interessano, possiamo procedere all'import dei nuovi dati.

Consigliamo di alleggerire l'excel tenendo solo le colonne da aggiornare (oltre a ID e i campi obbligatori).

Carica il tuo file come se stessi importando i dati per la prima volta e procedi con la mappatura facendo attenzione che il campo ID sia associato, perchè è quello che fa da discriminante per aggiornare anzichè importare un nuovo elemento.

Prosegui con l'importazione: al termine, il report in PDF che viene generato riporterà il numero di aggiornamenti andati a buon fine

Nota bene: i campi obbligatori (quelli con l'asterisco) devono essere specificati anche se si tratta di un aggiornamento e quindi c'è già specificato l'ID

Consiglio: se avete più indirizzi email, potete inserirli nella stessa colonna E-mail separandoli tra di loro con il punto e virgola

Hai inserito il file ma sembra che questo non venga elaborato per l'importazione? Consulta questa guida

Aggiornato il: 15/04/2026

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