Per inserire nuovi utenti nel CRM oppure modificare quelli esistenti, vai in SETUP => Utenti. Ora sei entrato nella gestione Utenti
Qui trovi l’elenco degli utenti che hai già creato: puoi aggiungerne di nuovi oppure modificare quelli esistenti. Per aggiungere un nuovo utente, clicca il pulsante relativo in alto a destra. Ti comparirà una schermata dove dovrai inserire i dati del nuovo operatore prima di cliccare su Salva.
L’opzione Scheda completa ti permette di entrare già nel menu per la configurazione completa dell’utente; altrimenti inserisci solamente i pochi campi necessari: potrai entrare successivamente per completare il setup dell’utente.
Clicca su Cambia password per inserire una password valida per l’utente: ricordati che deve essere:
• Almeno 8 caratteri
• Avere un carattere maiuscolo
• Avere un carattere minuscolo
• Avere un numero
• Avere un simbolo (! . - $ % / etc.)
Passiamo ora ad esaminare la scheda completa:
Innanzitutto ci sono diverse sezioni, in base a cosa vogliamo configurare: Informazioni utente, Sicurezza, Gestione agenda, Preferenze, WebAPI Keys.
Informazioni utente
Username: il nome utente che verrà utilizzato per fare il login all’interno del programma. Inserisci una mail valida perché così potrà essere usata anche per il recupero password
Attivo: clicca sul questo tasto per attivare l’account (deve essere in azzurro), altrimenti l’operatore non potrà entrare nel CRM. Puoi utilizzare questo tasto anche per disattivarlo in un secondo momento
Password: per la scelta della password, valgono i criteri riportati per la creazione rapida dell’utente.
Abilita scadenza: se lo attivi, ogni 6 mesi l’utente dovrà modificare la password in uso. In Last Password Change verrà riportata la data dell’ultima volta che è stata cambiata mentre in Password Expire Date la prossima volta che verrà richiesto all’operatore di modificarla.
Cambio password alla prossima login: la prossima volta che l’utente entrerà nel CRM, dovrà modificare la password. Se Abilita scadenza non è attiva, dovrà modificarla solamente la prima volta. Così l’operatore potrà scegliersi una password diversa da quella che gli hai impostato in fase di creazione account.
Impostiamo ora qualche attributo particolare dell’utente, nella sezione Profilazione:
Codice ruolo: un codice (alfanumerico, non obbligatorio) da assegnare all’utente
Tipo utente: può essere di 4 tipologie:
Utente: normale utente del CRM, che può accedere a tutte le anagrafiche
Area manager: visualizza le anagrafiche della propria zona dove non c’è un commerciale di riferimento oppure il commerciale è sé stesso o un altro agente dove lui è indicato come superiore
Agente: visualizza le anagrafiche delle proprie zone di competenza che non hanno un commerciale oppure dove è indicato come commerciale di riferimento
Procedurale: un utente che viene utilizzato per i plugin del CRM, non può effettuare la login come le altre tipologie di utente
Ufficio: L’ufficio dove lavora l’operatore
Superiore: l’utente che nell’organigramma deve essere indicato come superiore dell’utente che stiamo configurando
Zone: qui indichiamo le zone di competenza dell’utente. Avranno effetto sulle anagrafiche visualizzate dall’operatore solamente nel caso degli Agenti e degli Area Manager
Per acquistare nuovi utenti, accedere allo Store di TeamSystem con le credenziali del TSID. dove è possibile gestire le licenze per il proprio CRM.
Una volta che è stato creato un utente, non sarà più possibile cancellarlo. Lo puoi disattivare un qualsiasi momento (lo vedrai con il nome barrato) in modo che tu possa recuperare una licenza utente ed aggiungere un nuovo collaboratore, però rimarrà in elenco. Questo è necessario per preservare l'eventuale storico (attività, opportunità,etc.) del precedente utente, che non scomparirà dal CRM.
Sicurezza
Qui imposta il gruppo di appartenenza dell’utente (lo configuri in Setup>Configurazioni), gli eventuali gruppi secondari (cioè se l’utente potrà vedere le anagrafiche solamente del proprio gruppo di appartenenza o anche di altri gruppi) ed i gruppi predefiniti di inserimento (quando crea un nuovo oggetto, quali sono i gruppi di visibilità impostati di default)
Gestione Agenda
Qui decidi come gestire l’agenda del CRM per questo operatore, in particolare:
Il contatto (se l’hai creato in CRM>Contatti) relativo all’utente che stai configurando
La possibilità da parte di altri utenti di gestire (quindi visualizzare e modificare) l’agenda di questo utente che stai modificando
La possibilità (da parte degli altri utenti) di poter gestire il flag di sincronizzazione delle anagrafiche per questo operatore che stai configurando
La possibilità per questo utente di visualizzare gli impegni dei colleghi che appartengono al suo stesso ufficio e/o un ufficio diverso dal suo (può vedere l’impegno orario ma non i dettagli)
Preferenze
In questa sezione puoi:
Attivare le notifiche (arrivano via mail, scrivila nell’E-mail utente) per le modifiche dell’agenda e dei messaggi che ti mandano gli altri utenti dall’interno del CRM
Settare la lingua predefinita (Culture) ed il fuso orario
Inserire gli Alias che i colleghi potranno utilizzare per inviarti messaggi all’interno del CRM
Web API Keys
Questa sezione ti serve per generare un token, ovvero una chiave di collegamento univoca, per collegare l’utente del CRM con l’utente di Reviso.
Clicca su Aggiungi Web API Key per generare una chiave ed il gioco è fatto: potrai ora sincronizzare l’utente tra i due sistemi.
Se non ricordi tutti i passaggi da configurare per collegare i due sistemi, consulta la guida apposita.
Qui trovi l’elenco degli utenti che hai già creato: puoi aggiungerne di nuovi oppure modificare quelli esistenti. Per aggiungere un nuovo utente, clicca il pulsante relativo in alto a destra. Ti comparirà una schermata dove dovrai inserire i dati del nuovo operatore prima di cliccare su Salva.
L’opzione Scheda completa ti permette di entrare già nel menu per la configurazione completa dell’utente; altrimenti inserisci solamente i pochi campi necessari: potrai entrare successivamente per completare il setup dell’utente.
Clicca su Cambia password per inserire una password valida per l’utente: ricordati che deve essere:
• Almeno 8 caratteri
• Avere un carattere maiuscolo
• Avere un carattere minuscolo
• Avere un numero
• Avere un simbolo (! . - $ % / etc.)
Passiamo ora ad esaminare la scheda completa:
Innanzitutto ci sono diverse sezioni, in base a cosa vogliamo configurare: Informazioni utente, Sicurezza, Gestione agenda, Preferenze, WebAPI Keys.
Informazioni utente
Username: il nome utente che verrà utilizzato per fare il login all’interno del programma. Inserisci una mail valida perché così potrà essere usata anche per il recupero password
Attivo: clicca sul questo tasto per attivare l’account (deve essere in azzurro), altrimenti l’operatore non potrà entrare nel CRM. Puoi utilizzare questo tasto anche per disattivarlo in un secondo momento
Password: per la scelta della password, valgono i criteri riportati per la creazione rapida dell’utente.
Abilita scadenza: se lo attivi, ogni 6 mesi l’utente dovrà modificare la password in uso. In Last Password Change verrà riportata la data dell’ultima volta che è stata cambiata mentre in Password Expire Date la prossima volta che verrà richiesto all’operatore di modificarla.
Cambio password alla prossima login: la prossima volta che l’utente entrerà nel CRM, dovrà modificare la password. Se Abilita scadenza non è attiva, dovrà modificarla solamente la prima volta. Così l’operatore potrà scegliersi una password diversa da quella che gli hai impostato in fase di creazione account.
Impostiamo ora qualche attributo particolare dell’utente, nella sezione Profilazione:
Codice ruolo: un codice (alfanumerico, non obbligatorio) da assegnare all’utente
Tipo utente: può essere di 4 tipologie:
Utente: normale utente del CRM, che può accedere a tutte le anagrafiche
Area manager: visualizza le anagrafiche della propria zona dove non c’è un commerciale di riferimento oppure il commerciale è sé stesso o un altro agente dove lui è indicato come superiore
Agente: visualizza le anagrafiche delle proprie zone di competenza che non hanno un commerciale oppure dove è indicato come commerciale di riferimento
Procedurale: un utente che viene utilizzato per i plugin del CRM, non può effettuare la login come le altre tipologie di utente
Ufficio: L’ufficio dove lavora l’operatore
Superiore: l’utente che nell’organigramma deve essere indicato come superiore dell’utente che stiamo configurando
Zone: qui indichiamo le zone di competenza dell’utente. Avranno effetto sulle anagrafiche visualizzate dall’operatore solamente nel caso degli Agenti e degli Area Manager
Per acquistare nuovi utenti, accedere allo Store di TeamSystem con le credenziali del TSID. dove è possibile gestire le licenze per il proprio CRM.
Una volta che è stato creato un utente, non sarà più possibile cancellarlo. Lo puoi disattivare un qualsiasi momento (lo vedrai con il nome barrato) in modo che tu possa recuperare una licenza utente ed aggiungere un nuovo collaboratore, però rimarrà in elenco. Questo è necessario per preservare l'eventuale storico (attività, opportunità,etc.) del precedente utente, che non scomparirà dal CRM.
Sicurezza
Qui imposta il gruppo di appartenenza dell’utente (lo configuri in Setup>Configurazioni), gli eventuali gruppi secondari (cioè se l’utente potrà vedere le anagrafiche solamente del proprio gruppo di appartenenza o anche di altri gruppi) ed i gruppi predefiniti di inserimento (quando crea un nuovo oggetto, quali sono i gruppi di visibilità impostati di default)
Gestione Agenda
Qui decidi come gestire l’agenda del CRM per questo operatore, in particolare:
Il contatto (se l’hai creato in CRM>Contatti) relativo all’utente che stai configurando
La possibilità da parte di altri utenti di gestire (quindi visualizzare e modificare) l’agenda di questo utente che stai modificando
La possibilità (da parte degli altri utenti) di poter gestire il flag di sincronizzazione delle anagrafiche per questo operatore che stai configurando
La possibilità per questo utente di visualizzare gli impegni dei colleghi che appartengono al suo stesso ufficio e/o un ufficio diverso dal suo (può vedere l’impegno orario ma non i dettagli)
Preferenze
In questa sezione puoi:
Attivare le notifiche (arrivano via mail, scrivila nell’E-mail utente) per le modifiche dell’agenda e dei messaggi che ti mandano gli altri utenti dall’interno del CRM
Settare la lingua predefinita (Culture) ed il fuso orario
Inserire gli Alias che i colleghi potranno utilizzare per inviarti messaggi all’interno del CRM
Web API Keys
Questa sezione ti serve per generare un token, ovvero una chiave di collegamento univoca, per collegare l’utente del CRM con l’utente di Reviso.
Clicca su Aggiungi Web API Key per generare una chiave ed il gioco è fatto: potrai ora sincronizzare l’utente tra i due sistemi.
Se non ricordi tutti i passaggi da configurare per collegare i due sistemi, consulta la guida apposita.
Aggiornato il: 22 / 01 / 2020