I gruppi

L'utilizzo dei gruppi e dei tipi utente, permettono di limitare la visibilità dei dati e delle funzionalità, ma rendono più complessa l'organizzazione all'interno del CRM. Non è obbligatorio utilizzare queste impostazioni se non se ne sente la necessità.

Quando crei un nuovo utente, ci sono due aspetti importanti da configurare, ovvero il gruppo di appartenenza e la tipologia di utente. Questi due aspetti del setup definiscono infatti come sarà l'esperienza di utilizzo dell'operatore all'interno del CRM.

Gruppi

i gruppi li definisci in Setup>Configurazioni>Generale>Gruppi, cliccando su Aggiungi nuovo gruppo.





Creare un nuovo gruppo ti serve per far visualizzare solamente alcune voci di menu agli operatori che ne faranno parte (se vuoi ad esempio nascondere alcune voci del menu Setup o Analytics)





Potrai modificare in qualsiasi momento le voci di menu dei veri gruppi, abilitando menu interi o solo alcune voci. Tieni conto che se ad esempio togli il menu CRM>Attività ad un gruppo, gli utenti di quello stesso non potranno vedere le attività neppure nella scheda cliente o nell'agenda

Sicurezza per gruppo

Se vuoi fare in modo che l'operatore appartenente ad un determinato gruppo veda solamente le anagrafiche assegnate a quel gruppo, puoi utilizzare la Sicurezza per gruppo:
entra in SETUP>Configurazioni ed installa il componente con quel nome





Quando vai ad inserire un nuovo utente (da SETUP>Utenti), nel pop-up che ti appare vedrai che il gruppo è tra i campi richiesti per l'inserimento dell'operatore





Entrando nella scheda completa dell'utente invece, troverai la configurazione del gruppo sotto il tab Sicurezza:





Nei gruppi secondari puoi specificare se l'utente può visualizzare le voci di menu di un gruppo che può vedere voci di menu che altrimenti non vedrebbe (ad esempio un commerciale non può vedere il menu di SETUP ma se viene specificato il gruppo secondario Amministrazione che il SETUP invece lo può vedere, allora vedrà anche le voci abilitate per quel secondo gruppo)

I gruppi predefiniti in inserimento servono quando l'utente crea un nuovo oggetto dove sono presenti i gruppi di visibilità (Anagrafiche, opportunità): inserisce in automatico i gruppi che avranno possibilità di vedere quell'oggetto.
Il gruppo degli System Administrator è sempre incluso, mentre GLOBAL significa "tutti i gruppi", ovvero potenzialmente tutti i gruppi (anche quelli che verranno creati in futuro) potrà vedere quell'oggetto. La differenza eventuale la farà in questo caso la tipologia di utente




L'operatore può comunque. in fase di inserimento, modificare i gruppi di visibilità togliendo ad esempio il global o aggiungendo altri gruppi

Tipologia utente

Nella sezione Profilazione all'interno della configurazione utente, puoi impostare quelli che in sostanza funzionano come permessi di visualizzazione degli elementi all'inteno del CRM.

Le tipologie utente selezionabili sono:

Utente: è la tipologia che non ha restrizioni; infatti vede tutte le anagrafiche e tutte le opportunità che sono salvate nel CRM (se non ci sono filtri per gruppi).

Area Manager: può vedere le anagrafiche e le opportunità dove è segnalato come proprietario oppure è il commerciale di riferimento. Se non sono presenti commerciali, vede anche le anagrafiche che appartengono alla zona di competenza.
Inoltre l'area manager può essere indicato come Superiore di un altro utente: in questo caso potrà vedere anche gli elementi dei suoi sottoposti.
La stessa cosa vale per le opportunità.

Agente: Un utente che vede solamente le anagrafiche dove è commerciale di riferimento, proprietario, o delle zone assegnate dove non è già assegnato alcun commerciale. La stessa cosa vale per le opportunità

Procedurale: una tipologia particolare di utente: non ha restrizioni di visibilità ma questa tipologia non può accedere all'interfaccia grafica del CRM (non gli è consentito quindi fare la login come una delle tipologie sopra). Viene usato come utente fittizio per effettuare l'accesso tramite WebAPI.

Vedi qui come impostare le zone

Ricordati che il campo proprietario non significa che sia anche l'assegnatario, ma solo che è una specie di super user dell'anagrafica. Un agente o un area manager deve essere comunque inserito come Commerciale per poter visualizzarlo

Organigramma

Configurando correttamente l'organigramma aziendale (Setup>Azienda>Tab Organigramma) è possibile definire le gerarchie di visibilità




L'organigramma influisce anche nella visualizzazione delle statistiche

Aggiornato il: 17/10/2024