I modelli di flusso ti consentono di automatizzare, indirizzare e/o vincolare gli utenti ad eseguire una serie di operazioni sequenziali. Ogni flusso che andrai a creare dovrà contenere un trigger, che è il punto di innesco del flusso e serve per farlo partire a determinate condizioni che puoi decidere tu, un corpo dove vengono inserite in sequenza le operazioni che il flusso dovrà compiere (con o senza l'interazione dell'utente) e gli oggetti di successo e fallimento che sono necessari per terminare il flusso una volta che ha completato le operazioni per cui lo hai creato.

Trigger

I trigger di avvio sono le azioni scatenanti di un flusso e definiscono in che modo inizia un processo. Si tratta quindi del punto di ingresso di un flusso ed è essenziale prevederne uno all'inizio altrimenti il flusso stesso non può partire.
Possono essere scatenati da processi automatici (come alla creazione/modifica di un oggetto) oppure ad intervalli regolari o ancora manualmente (sarà l'utente a farlo partire).



Per ogni flusso va impostato:
il riferimento che è l'entità sul quale il flusso verrà eseguito (attività,azienda, opportunità,etc.) e che ne rappresenta il contesto. Ad esempio le condizioni saranno relative a questa entità e tutti i nodi di esecuzione saranno riferiti a questo tipo
i parametri che variano a seconda della tipologia di trigger che viene eseguito: solitamente ti chiede i minuti di quiet mode, cioè controlla che non ci siano altri eventi sullo stesso oggetto. Serve per evitare che un utente possa ricevere notifiche a raffica, facendo partire il flusso nel momento in cui ha eseguito tutte le operazioni che potenzialmente potrebbero scatenare diversi flussi. Con il quiet mode, ne partirà solo uno dopo tot minuti impostati. Eventualmente lo puoi impostare anche a zero se vuoi che parta il prima possibile.
le condizioni di esecuzione sono il filtro di esecuzione, ovvero le condizioni che determinano su quali elementi verrà eseguito il flusso. Filtri di ricerca equivalenti alla ricerca avanzata

La sezione avanzate permette di limitare alcune azioni:
Una sola esecuzione per anagrafica impedisce al flusso specifico di passare più volte sullo stessa entità
Avvia flow solo se non esistono altri flussi di questo tipo, in corso per l'anagrafica
Avvia flow solo se non esistono altri flussi di questo tipo, negli ultimi X giorni, per l'anagrafica



Ci sono 6 tipi di trigger:

Ad intervalli regolari
Il flusso viene lanciato ad intervalli regolari che tu puoi decidere (ad esempio ogni giorno ad una certa ora prefissata)
Nei parametri si può programmare l'ora di esecuzione, la ricorrenza, e le condizioni di esecuzione.

Ad una chiamata WebApi
Il flusso viene scatenato chiamando un endpoint webapi rest. Utile per scatenare un flusso nel CRM al verificarsi di un evento su un altra applicazione.
Il parametro Solo richieste autenticate richiede l'autenticazione per poter chiamare l'endpoint.

Alla cancellazione
Quando un'entità del tipo indicato nel riferimento del flusso viene cancellata, il trigger viene eseguito.
il parametro minuti di quiet mode consente di ritardare l'esecuzione di X minuti, così nel caso di ripristino dell'entità nel tempo intermedio, il trigger viene annullato.

Alla creazione
Creando una nuova entità del tipo indicato nel riferimento il trigger viene eseguito.
il parametro minuti di quiet mode consente di ritardare l'esecuzione di X minuti, permettendo quindi di modificare il contenuto e far si che le condizioni di filtro applicate siano quelle finali.

Alla Modifica
Modificando un'entità del tipo indicato nel riferimento il trigger viene eseguito.
ll parametro minuti di quiet mode consente di ritardare l'esecuzione di 30 minuti, permettendo quindi di modificare il contenuto e far si che le condizioni di filtro applicate siano quelle finali.
Campi da monitorare invece permette di definire i campi che se modificati, scatenano il trigger. Ad esempio se si vuole eseguire il flusso solo al cambio di stato di un opportunità.

Manuale
E' un evento che viene scatenato manualmente dall'operatore: si configura su quale oggetto il trigger può essere avviato e poi per farlo partire si entra nell'oggetto in dettaglio e si sceglie inizia nuovo flusso dalle opzioni (ad esempio, se lo configuro per le aziende, entrerò dentro la scheda del cliente e cliccando sulla freccia a fianco del tasto nuova aziendasceglierò la voce inizia nuovo flusso

Azioni

Le azioni sono i nodi del flusso che creano di nuove entità, siano esse attività piuttosto che opportunità

Di default hanno due uscite standard:
errore (x rossa)
successo (v verde)

Aspetta
E' un nodo di attesa. Sospendo l'esecuzione per la durata definita.
Presenta due parametri:
l' iterazione per definire il numero di cicli che possono essere ripetuti, nel caso in cui il flusso tornasse indietro al nodo di attesa.
La durata, ovvero quando tempo deve durare l'attesa ad ogni ciclo.

Il nodo prevede due uscite:
errore (x rossa): quando sono finiti il numero di cicli impostati
attesa (campana blu): l'uscita dopo l'attesa

Oggetto Attività
Questo nodo crea una nuova attività e attende l'input utente prima di proseguire l'esecuzione in funzione della scelta eseguita da quest'ultimo.



Andiamo quindi a creare l'attività, specificandone la tipologia, l'oggetto, a chi è in carico (tramite la regola proprietario) etc.

Descrivere le proprietà

Crea Attività e continua
Questo nodo crea una nuova attività e continua l'esecuzione. Non prevede che ci sia l'attesa dell'input utente all'interno dell'attività.

Oggetto Opportunità
Questo nodo crea una nuova opportunità e attende l'input utente prima di proseguire l'esecuzione in funzione della scelta eseguita da quest'ultimo.

Crea Opportunità e continua
Questo nodo crea una nuova opportunità e continua l'esecuzione. Non prevede che ci sia l'attesa dell'input utente all'interno dell'opportunità.

I campi da compilare sono:

Titolo: il nome dell'opportunità
Cross anagrafica: specifica verso quale cliente generare l'opportunità. Se il flusso parte da un anagrafica, lasciando bianco questo campo verrà creata verso quel cliente
L'ammontare dell'opportunità (facoltativo)
la probabilità di successo dell'opportunità (facoltativo)
la durata, ovvero la scadenza massima dell'opportunità
Categoria (facoltativo), stato e fase si specificano come per le opportunità create manualmente dall'utente

Eventi
Gli eventi sono azioni più complesse che permettono di modificare delle entità o scatenare degli eventi su oggetti del sistema, come inviare e-mail.

Alcune proprietà presentano un toggle {;} che permette di passare da una modalità di selezione all'inserimento di una variabile Liquid non implementata.

Di default hanno due uscite standard:
errore (x rossa)
successo (v verde)

Aggiungi a lista
Questo nodo aggiunge l’entità alla lista. Si applica solo a entità di tipo anagrafico (aziende, contatto e lead). Se il flusso sta operando su un entità diversa, come l’attività, l'elemento aggiunto alla lista sarà l'anagrafica collegata. Il nodo consente di aggiungere l'elemento solo ad una lista tipo statico (sono escluse le liste di tipo dinamico)

La proprietà lista presenta l'elenco di tutte le liste di distribuzione presenti nel sistema, da cui è possibile selezionare la destinazione di inserimento.

Allunga scadenza Attività
Questo nodo allunga il tempo di scadenza di un attività a seguito di un input utente o di un timeout. Presenta due parametri:
l' iterazione per definire il numero di cicli che possono essere ripetuti, nel caso in cui il flusso tornasse indietro al nodo di attesa.
La durata, ovvero quando tempo deve durare l'attesa ad ogni ciclo.

Allunga scadenza Opportunità
Questo nodo allunga il tempo di scadenza di un'opportunità a seguito di un input utente o di un timeout. Presenta due parametri:
l' iterazione per definire il numero di cicli che possono essere ripetuti, nel caso in cui il flusso tornasse indietro al nodo di attesa.
La durata, ovvero quando tempo deve durare l'attesa ad ogni ciclo.

Cambio commerciale
Cambia il commerciale attribuito all'entità o lo assegna in caso non sia già impostato.Si applica solo agli oggetti anagrafici.
Utilizzare l'evento modifica proprietà oggetto per apportare modifiche con logiche più complesse.

Cambio proprietario
Cambia il proprietario attribuito all'entità o lo assegna in caso non sia già impostato. Si applica solo agli oggetti anagrafici.
Utilizzare l'evento modifica proprietà oggetto per apportare modifiche con logiche più complesse.

Cambio zona
Cambia la zona attribuita all'entità o la assegna in caso non sia già impostata.

Crea oggetto
Questo nodo permette di creare una nuova entità e di compilare i principali proprietà prima del salvataggio.

Invia e-mail per campagna
Questo nodo è particolarmente utile per l'invio di email transazionali partendo da un template di stampa unione. Dopo aver creato il templete nel modulo DEM, è possibile attivarne l'invio inserendo il nodo in un flusso.
Presenta tre parametri:
Il template per selezionare il template da utilizzare.
La regola mittente che permette di scegliere tra una lista di opzioni predefinite, o cliccando il toggle definire l'indirizzo del mittente che deve essere valido per l'invio dal crm.
La regola destinatario elenca invece il tipo di email da utilizzare per l'invio tra quelle disponibili nell'anagrafica, oppure cliccando il toggle permette di definire un indirizzo statico o via macro.

Modifica proprietà oggetto
Il nodo consente la modifica di un entità compilando o modificando le principali proprietà.

Notifica utente
Invia un messaggio all'utente via popup nel browser. Funziona solo se l'utente è in sessione.

Oggetto e-mail
Invia una mail transazionale composta direttamente nel flusso.

I campi da compilare sono:
il destinatario: un menu a tendina dove definire chi riceverà la mail
il mittente: l'indirizzo email di chi sta mandando il messaggio. Devi aver configurato una casella di posta che possa inviare le mail oltre che riceverle. Eventualmente puoi inserire come mittente noreply@crmincloud.it ma consigliamo sempre di configurare l'account di posta personale e scrivere un indirizzo email configurato all'interno del CRM per inviare messaggi di posta
l'oggetto della mail
il corpo, ossia il testo del messaggio che si vuole inviare

Rimuovi da lista
Rimuove l'entità anagrafica relativa al flusso corrente dalla lista selezionata.

Condizioni
Carica oggetto
Questo nodo modifica l'entità oggetto del flusso corrente, permettendo di attribuirne uno nuovo per mezzo di una ricerca avanzata.
L'utilità è evidente quando il flusso viene scatenato da una WebApi o da un trigger che non imposta un'entità di esecuzione, oppure quando si vuole eseguire azioni su entità diverse all'interno dello stesso flusso.

Condizione If
Questo nodo condizionale, permette di introdurre una condizione in funzione del risultato della ricerca avanzata. Se la ricerca restituisce un risultato la condizione è vera (v verde), altrimenti è falsa (x rossa).

E-Mail aperta
Questa condizione attende che l'email inviata nel flusso venga aperta dall'utente, quindi procede al nodo successivo. Il sistema attende il tempo definito nel parametro attendi al massimo per dopo di che esce (campana blu).

E-Mail cliccata
Questa condizione attende che uno dei link contenuti nell'email inviata nel flusso venga cliccato dall'utente, quindi procede al nodo successivo. Il sistema attende il tempo definito nel parametro attendi al massimo per dopo di che esce (campana blu).

Fine flusso
Se il flusso non viene terminato con uno stato di fallimento o successo, lo stato viene acquisito dall'ultimo stato valido. Ad esempio, se viene mandata un email di fallimento, se questo invio va a buon fine lo stato del flusso sarà concluso con successo.

Fallimento del flusso
Termina il flusso impostandolo come fallito.
Successo del flusso
termina il flusso impostandolo come completato.

Esempio di flusso

Nell'esempio sotto, il flusso viene utilizzato per assegnare automaticamente il commerciale di un LEAD appena inserito nel CRM in base alla zona salvata e creare una opportunità commerciale al quale è già salvata una visita collegata, per il commerciale che verrà assegnato.



In questo caso il flusso parte in automatico, non appena viene salvato un lead. Ogni flusso inizia con un trigger: una specie di interruttore che si accende e può eseguire una operazione automatica all'accadimento in un evento (ad esempio salvataggio di un elemento preciso come un lead, oppure una modifica etc) oppure può essere avviato manualmente.

Nell'esempio il trigger non ha condizioni particolari, ma si possono comunque inserire dei filtri per no farlo partire ad ogni nuovo lead ma ad esempio se l'anagrafica ha una origine specifica o rispetta altri parametri più stringenti



Una volta stabilita la zona, viene assegnato il commerciale di competenza per quella zona. Se la condizione è vera, esce dai controlli e lo assegna altrimenti passa alla verifica successiva e quindi prosegue sul ramo del commerciale corretto



Una volta accertato il commerciale, viene creata una opportunità e subito dopo (perchè usiamo crea opportunità e continua) viene creata l'attività di tipo visita che sarà collegata all'opportunità

È stato utile questo articolo?
Annulla
Grazie!