Cos'è un opportunità e come va usata?

Cos'è una opportunità

Il termine opportunità rappresenta un opportunità (commerciale) di poter vendere i propri prodotti o servizi.

Si tratta di un oggetto che andrai ad utilizzare come "raccoglitore" di tutte le attività, i documenti e le informazioni inerenti alla trattativa, in modo da rendere facile l'accesso alle informazioni in qualunque momento e agevolare future interazioni con il cliente.

Al suo interno infatti, trovi una sezione per le attività svolte, una per i prodotti da proporre, una per le relazioni, i preventivi, i documenti collegati e la sezione messaggi e note.

L'opportunità inoltre è suddivisa in fasi che servono a monitorare il processo di vendita, gestirne l'avanzamento (pipeline) e valorizzare i futuri guadagni (forecast). La fase ultima di un opportunità è la chiusura, che può essere vinta o persa.

Gestendo correttamente le fasi di un opportunità e valorizzando adeguatamente la trattativa, il CRM fornirà automaticamente informazioni utili a comprendere l'andamento delle azioni commerciali in corso e stimare il potenziale di tutte le azioni commerciali in corso.

Come si crea una nuova opportunità

Dal menu CRM>Opportunità, clicca in alto a destra su Nuova Opportunità

• il nome è un titolo che dai alla tua opportunità
• il cliente è l'anagrafica verso il quale intendi condurre la trattativa commerciale (una azienda, un contatto o un lead)
• l' ammontare è il valore (in euro) della tua opportunità (vedi spiegazione più sotto)
• la fase infine indica lo stato di avanzamento dell'opportunità

Una volta salvata, quando rientrerai nell'opportunità, avrai molti più campi a disposizione:

e l'opportunità sarà costituita da diversi pannelli:

• Opportunità, ovvero la schermata principale dove consultare i dati, lo stato di avanzamento, l'ammontare ed il budget fissati
• Timeline, ovvero l'elenco delle attività fatte collegate a questa opportunità commerciale e delle modifiche effettuate nel corso della sua lavorazione
• Attività, cioè tutte le attività (chiamate, visite, etc.) fatte verso il cliente e che sono legate a questa trattativa commerciale
• Prodotti. ovvero tutti i prodotti che si sta trattando con il cliente. Se li inserisci qui, poi alla creazione di un preventivo dall'opportunità le righe verranno compilate automaticamente
• Referenti, ovvero i contatti (ma più in generale le persone) che sono il punto di riferimento per la trattativa che stai conducendo presso il cliente
• Partner, dove puoi indicare le anagrafiche che possono essere fornitori o semplicemente di supporto per la conclusione della vendita
• Concorrenti, cioè le aziende che propongono dei prodotti simili a quelli che sono interessati nella trattativa relativa a questa opportunità
• Preventivi, quindi le offerte proposte al cliente (solo in caso di integrazione con un gestionale)
• Documenti, tutti i file che ti potrebbero essere utili per la trattativa (brochure, cataloghi, etc.)
• Messaggi e note scambiati con i propri colleghi/collaboratori all'interno del CRM

Ammontare e Obiettivo

Sono entrambi dei campi di tipo valuta ma hanno funzioni differenti:

• l'ammontare è un campo che mi determina il valore effettivo dell'opportunità che sto lavorando; solitamente viene popolato dal sistema in automatico ed assume il valore dei prodotti inseriti nel tab prodotti della trattativa. Una volta chiusa l'opportunità con successo, il suo valore varierà automaticamente riportando quello del preventivo che è stato chiuso accettato (se presente) oppure manterrà il totale del contenuto del tab prodotti.

Per poter agire su questo campo manualmente, non ci devono essere prodotti collegati all'opportunità e la stessa deve essere in stato aperto; se si chiude un preventivo (in chiuso-accettato) oppure si popola il tab prodotti, questo campo non potrà essere modificato dall'utente ed eventuali valori precedentemente inseriti verranno sovrascritti con il totale del tab oppure dell'offerta collegata che viene chiusa.

• l'obiettivo è quanto il commerciale pensa possa valere la trattativa (ossia l'opportunità): si tratta quindi di un campo libero dove è possibile inserire una stima di quello che si pensa possa essere il totale in valuta dell'offerta che il cliente andrà ad accettare

Prodotti e preventivi

Oltre al tab principale, esistono altri tab che possono essere compilati nell'opportunità, ovvero:

• Attività per registrare tutte le attività collegate
• Prodotti che contiene i prodotti del catalogo che si vuole vendere, legati a questa opportunità
• Relazioni, dove si possono inserire i riferimenti delle persone/aziende coinvolte nella trattativa, in base al loro ruolo
• **Preventivi **contiene tutte le offerte emesse che sono collegate a questa possibile vendita
• Documenti contiene i files dell'archivio che abbiamo collegato
• Messaggi & note è il tab con le note e i messaggi scambiati con gli altri operatori, relativi a questa trattativa

E' presente inoltre il tab Timeline che contiene la sequenza cronologia di tutte le operazioni effettuate per questa opportunità

Se clicco sul tab Prodotti, posso vedere i prodotti collegati alla trattativa: cliccando in alto a destra potrò aggiungerne di nuovi. E' possibile inserire solo prodotti presenti nel catalogo

Una volta inseriti, compariranno nel tab.

Se non vedi i tab, significa che devi installare i moduli di catalogo e preventivi

Inserire prodotti nell'opportunità mi è utile perchè il sistema aggiorna il campo Ammontare mettendo l'importo totale degli elementi inseriti in questo tab; inoltre quando vado a creare un preventivo direttamente da qui (tab Preventivi), i prodotti inseriti verranno riportati automaticamente anche nel documento di offerta.

Quando chiuderai il preventivo (significa che lo porterai allo stato Chiuso-accettato), il tab prodotti si aggiornerà riportando i dati presenti nel documento appena chiuso (vale però solo per i prodotti a catalogo, non per eventuali prodotti manuali). Inoltre l'ammontare si aggiornerà anch'esso con l'importo del documento e l'opportunità si porterà in stato Chiusa-vinta

Le relazioni

il tab Relazioni permette di inserire delle anagrafiche del CRM che sono coinvolte nella trattativa dell'opportunità. Posso inserire:

• un nuovo referente, che solitamente è un contatto dell'azienda (anche se non necessariamente) che è la persona con cui interagisco per la trattativa
• un partner, una azienda (anagrafica in generale) coinvolta nella trattativa
• un concorrente, ovvero segnalo che per l'opportunità ci sono uno o più competitor che stanno contattando lo stesso cliente

Per i referenti, sono presenti due campi che sono influencer role e stato che servono a definire meglio l'anagrafica inserita

I ruoli dei referenti nelle opportunità segue una classificazione stilata dai professori F.E.Webster e Y. Wind: per ogni azienda strutturata è presente un "centro di acquisto" dove gli attori presenti possono esercitare uno dei 6 ruoli di INFLUENZATORE sotto descritti:

• INITIATOR la persona che per prima identifica la necessità dell'acquisto di un prodotto per risolvere un problema organizzativo
• INFLUENCER i loro punti di vista influenzano la decisione di acquisto per buyers e deciders;
• DECIDER gli spetta la decisione finale di un acquisto (o di una sua parte): quando, cosa,come e dove comprare
• BUYER detiene (almeno formalmente) l'autorità per selezionare il fornitore per l'acquisto e contrattare i termini del contratto
• USER l'utilizzatore finale del prodotto/servizio
• GATEKEEPER controlla la parte relativa alla comunicazione tra i decision makers ed influencers.

Lo stato invece definisce la propensione degli attori coinvolti nei confronti di chi deve vendere. Si possono classificare in 5 tipi diversi:

• Mentors. credono in te, nel tuo brand, la tua reputazione ed il tuo prodotto. Vogliono farti vincere, condivideranno informazioni con te e ti terranno la pporta aperta perchè semplicemente credono che la tua soluzione sia la scelta più giusta.
• Supporters. possono preferire la tua soluzione rispetto ad altre, ma hanno meno interesse personale dei mentors nello spingere la tua soluzione. Il vantaggio di avere supporters consiste nel fatto di avere molte voci che influenzano il collettivo decisionale. Lo svantaggio è che ti possono far credere di avere molte persone su cui contare. Ma se un giorno dovesse cambiare l'orientamento popolare del gruppo, potrebbero cambiare il loro appoggio alla tua soluzione.
• Resistors. non sono tanto contro di te e la tua soluzione quanto in generale al cambiamento dello status quo. I resistors si identificano con le vecchie procedure e non hanno un modello di riferimento per le nuove attività. Il modo migliore per gestire i resistors è quello di far loro capire i vantaggi che la nuova soluzione può apportare.
• Neutrals. non hanno ancora deciso se supportarti o meno e non importa loro quale soluzione sarà adottata. Potrebbero seguire la decisione che prenderanno altri o potrebbero essere indifferenti perchè per loro un fornitore vale l'altro. Non rimarranno neutrali se sentiranno la presenza di un qualche rischio. Devi valutare quanto potrebbero avvantaggiarti come supporters o quanti danni potrebbero causarti se provassero ad ostacolarti.
• Enemies. sono contrari a te e alla tua soluzione. Oltre ai resistors che non vogliono venga adottata alcuna nuova soluzione, gli enemies hanno deciso che tu devi perdere la trattativa. Alcune volte sono i mentors dei tuoi concorrenti e lavorano dietro le quinte per avvantaggiarli. Una volta che gli hai identificati, devi sforzarti con giudizio e trattarli con cora e attenzione.

Aggiornato il: 12/08/2025