I piani di lavoro
L'obiettivo del modulo "piani di lavoro" è quello di gestire gli stati di avanzamento dei propri progetti, monitorando varie fasi di avanzamento e assegnazione delle attività.
Un piano di lavoro è un'aggregazione di attività raggruppate in differenti modalità di visualizzazione, nella quali ogni utente ha la visione generale delle attività schedulate per se o per i propri collaboratori, con la possibilità di creare, modificare, riassegnare o ripianificare le attività velocemente.
Un'attività assegnata ad un piano di lavoro si differenzia da quelle standard per la possibilità di avere vari stati di avanzamento inclusi tra gli stati "Da Fare" e "Fatta", definiti all'interno di ogni piano di lavoro.
Per prima cosa installa il modulo relativo da SETUP>Configurazioni
Ora che lo hai installato, puoi cliccare sull'ingranaggio per entrare nella configurazione; in alternativa, la trovi sempre disponibile nel menu SETUP>Configurazioni>Attività>Piani di lavoro
Di default il sistema crea un piano di lavoro e sarà poi possibile definirne vari in base alle proprie esigenze.
Con la versione Professional è possibile inserire un numero limitato di Piani di lavoro, mentre per la versione Business non c'è alcun limite.
Da qui puoi inserire un nuovo piano di lavoro, dal tasto blu in alto a destra: dai un titolo al nuovo piano e premi salva: si aprirà la pagina di configurazione del progetto.
In questa fase è anche possibile utilizzare uno dei modelli predefiniti di piano di lavoro che mettiamo a disposizione, per pre-caricare un set di stati di avanzamento.
Al suo interno sarà possibile :
Attivare o disattivare questo piano, dal toggle azzurro, in questo modo è possibile nascondere il piano dal menu di accesso, archiviandone i dati.
Assegnare un colore e un'icona a questo progetto, per distinguerlo dagli altri
Inserire una descrizione per descrivere le regole di utilizzo del piano
Definire il proprietario e i membri del piano di lavoro. Il proprietario del piano è il riferimento di gestione, mentre i membri del piano sono i collaboratori che partecipano attivamente al piano. Un piano di lavoro sarà accessibile da tutti i membri del team e da tutta la catena gerarchica.
Se un agente fa parte dei membri di un piano, questo sarà visibile dall'agente ma anche da tutti i propri responsabili dell'albero fino alla radice, ma in fase di assegnazione delle attività sarà possibile selezionare solamente i membri attivi del piano, dunque l'agente
Più sotto invece puoi inserire i vari stati di avanzamento delle attività, potendone anche specificarne un colore e l'ordine di visualizzazione.
E' possibile anche assegnare uno stato ad un'operatore specifico. In questo modo nel momento in cui un'attività entra in quello stato, verrà automaticamente assegnata a quell'operatore.
Adesso che hai creato il tuo progetto, puoi iniziare ad usarlo
Noterai che nel menù principale di sinistra apparirà il tuo piano lavoro.
Troverai dei pannelli con le varie funzionalità per il task che stai visualizzando:
Overview: Ti fornisce una panoramica generale sul progetto, la lista dei membri con il relativo carico di attività assegnate, la descrizione del progetto e tutti gli step di avanzamento delle attività del piano.
Kanban: La visione principale, dove puoi gestire lo stato di avanzamento delle attività, semplicemente trascinando l'attività sulla colonna dello stato relativo. Da qui puoi riassegnare velocemente un'attività cliccando sull'icona dell'utente (nell'angolo in basso a destra della card) oppure ripianificarla tramite l'icona del calendario nell'angolo in basso a sinistra. E' anche possibile creare delle attività To-Do, non collegate ad un'anagrafica e senza una pianificazione tramite il tasto + nella colonna Da Fare.
List: Tutte le attività del piano raggruppate in forma tabellare, utile per eseguire ricerche avanzate, aggiornamenti massivi, filtri particolari ed esportazione dati.
Risorse: E' possibile visualizzare e riassegnare le attività ai membri del team utilizzando una struttura grafica che combina il calendario mensile a colonne con la matrice di stati e membri del team.
Messaggi: Dove i membri del team si possono scambiare messaggi e informazioni
Dashboard: Alcuni grafici riassuntivi, in cui sarà visibile lo stato di avanzamento e lo stato di utilizzo del piano
Documenti: E' possibile allegare o associare i file dell'archivio direttamente al piano di lavoro. In questa maschera saranno visualizzati anche tutti i documenti collegati alle attività appartenenti al piano
Dalle maschere di gestione delle attività è possibile accedere al dettaglio dell'attività che verrà aperto in un popup modale laterale
Durante l'installazione del modulo "Piani di lavoro" verranno estese le maschere delle attività e delle opportunità con un nuovo campo, denominato appunto "Piano di lavoro" per poter collegare questi elementi ad un piano. Nel momento in cui andiamo ad assegnare un'opportunità ad un piano di lavoro, tutte le attività già al suo interno e quelle che verranno create in futuro, saranno automaticamente associate a quel piano di lavoro.
Nel momento in cui un'opportunità è associata ad un piano di lavoro, all'interno dell'opportunità apparirà un tab aggiuntivo con il nome del piano di lavoro, nel quale ci sarà la maschera di visualizzazione Kanban però con all'interno solamente le attività di quest'opportunità.
Mi può fare un esempio pratico di applicazione dei piani di lavoro su una realtà lavorativa?
Creaiamo il nostro piano di lavoro (in questo esempio proviamo direttamente il modello predefinito) e diamogli un titolo. Possiamo anche cambiare il nome di alcune colonne del kanban se ci sembra opportuno oppure aggiungerne/toglierne in base alle necessità
Ora andiamo nella sezione Piani di lavoro
Qui troviamo le colonne che abbiamo configurato e dalla colonna To Do possiamo cliccare su + per aggiungere una nuova attività da fare, come ad esempio una nuova ricerca di una figura professionale. Man mano che la lavorazione della richiesta del mio cliente (ad esempio un nuovo sistemista da aggregare al team) avanza di livello, posso spostare questa attività da una colonna all'altra (la trascino come per qualsiasi kanban del CRM). Una volta che nell'attività valorizzo il flag "fatta/da fare" in fatta, intendo che quella attività si è conclusa e andrà a finire nella colonna delle "fatte"
Possiamo ade esempio utilizzare i piani di lavoro per affidare i vari step del processo di vendita ai singoli utenti:
E' possibile automatizzare la creazione delle attività all'interno di un piano di lavoro?
Certo, e per fare questa cosa ci vengono incontro i flussi. E' possibile creare un'automatismo che va ad auto-popolare le attività ed inserirle all'interno dei piani di lavoro.
Ad esempio posso creare un flusso che alla creazione di un'opportunità, se l'opportunità è collegata ad un certo piano di lavoro, esegue una serie di operazioni di creazione attività, collegandole ovviamente all'opportunità e conseguentemente al piano.
E' possibile assegnare un piano ad un'anagrafica invece che ad un'opportunità?
No, per un motivo semplice, legato alla possibile ripetitività o alla sovrapposizione di vari commesse di lavoro.
Ipotizziamo lo scenario della società di marketing che ci commissioni lo sviluppo di un sito web, il posizionamento SEO e una campagna pubblicitaria tramite Social Network.
Nel nostro CRM abbiamo creato vari piani di lavoro, ognuno per la gestione del nostro business, quindi con stati di lavorazioni differenti.
Una situazione di questo tipo non sarebbe gestibile perché necessaria l'assegnazione di più piani di lavoro all'anagrafica, incappando in conflitti sugli stati di avanzamento.
Ipotizziamo inoltre che il nostro cliente, tra un anno, ci commissioni un'altra campagna pubblicitaria sui Social Network. Non potremmo gestirlo.
E' per risolvere queste casistiche che il CRM ci fa associare il piano di lavoro all'opportunità. Creando un'opportunità per ogni progetto commissionato, associato al cliente, quindi riesco sia a tenere separati i vari flussi di avanzamento di ogni piano, che ad avere una visione generale.
Non ti resta che provarlo , buon lavoro !
Un piano di lavoro è un'aggregazione di attività raggruppate in differenti modalità di visualizzazione, nella quali ogni utente ha la visione generale delle attività schedulate per se o per i propri collaboratori, con la possibilità di creare, modificare, riassegnare o ripianificare le attività velocemente.
Un'attività assegnata ad un piano di lavoro si differenzia da quelle standard per la possibilità di avere vari stati di avanzamento inclusi tra gli stati "Da Fare" e "Fatta", definiti all'interno di ogni piano di lavoro.
Configurazione dei piani di lavoro
Per prima cosa installa il modulo relativo da SETUP>Configurazioni
Ora che lo hai installato, puoi cliccare sull'ingranaggio per entrare nella configurazione; in alternativa, la trovi sempre disponibile nel menu SETUP>Configurazioni>Attività>Piani di lavoro
Di default il sistema crea un piano di lavoro e sarà poi possibile definirne vari in base alle proprie esigenze.
Con la versione Professional è possibile inserire un numero limitato di Piani di lavoro, mentre per la versione Business non c'è alcun limite.
Da qui puoi inserire un nuovo piano di lavoro, dal tasto blu in alto a destra: dai un titolo al nuovo piano e premi salva: si aprirà la pagina di configurazione del progetto.
In questa fase è anche possibile utilizzare uno dei modelli predefiniti di piano di lavoro che mettiamo a disposizione, per pre-caricare un set di stati di avanzamento.
Al suo interno sarà possibile :
Attivare o disattivare questo piano, dal toggle azzurro, in questo modo è possibile nascondere il piano dal menu di accesso, archiviandone i dati.
Assegnare un colore e un'icona a questo progetto, per distinguerlo dagli altri
Inserire una descrizione per descrivere le regole di utilizzo del piano
Definire il proprietario e i membri del piano di lavoro. Il proprietario del piano è il riferimento di gestione, mentre i membri del piano sono i collaboratori che partecipano attivamente al piano. Un piano di lavoro sarà accessibile da tutti i membri del team e da tutta la catena gerarchica.
Se un agente fa parte dei membri di un piano, questo sarà visibile dall'agente ma anche da tutti i propri responsabili dell'albero fino alla radice, ma in fase di assegnazione delle attività sarà possibile selezionare solamente i membri attivi del piano, dunque l'agente
Più sotto invece puoi inserire i vari stati di avanzamento delle attività, potendone anche specificarne un colore e l'ordine di visualizzazione.
E' possibile anche assegnare uno stato ad un'operatore specifico. In questo modo nel momento in cui un'attività entra in quello stato, verrà automaticamente assegnata a quell'operatore.
Adesso che hai creato il tuo progetto, puoi iniziare ad usarlo
Utilizzo dei piani di lavoro
Noterai che nel menù principale di sinistra apparirà il tuo piano lavoro.
Troverai dei pannelli con le varie funzionalità per il task che stai visualizzando:
Overview: Ti fornisce una panoramica generale sul progetto, la lista dei membri con il relativo carico di attività assegnate, la descrizione del progetto e tutti gli step di avanzamento delle attività del piano.
Kanban: La visione principale, dove puoi gestire lo stato di avanzamento delle attività, semplicemente trascinando l'attività sulla colonna dello stato relativo. Da qui puoi riassegnare velocemente un'attività cliccando sull'icona dell'utente (nell'angolo in basso a destra della card) oppure ripianificarla tramite l'icona del calendario nell'angolo in basso a sinistra. E' anche possibile creare delle attività To-Do, non collegate ad un'anagrafica e senza una pianificazione tramite il tasto + nella colonna Da Fare.
List: Tutte le attività del piano raggruppate in forma tabellare, utile per eseguire ricerche avanzate, aggiornamenti massivi, filtri particolari ed esportazione dati.
Risorse: E' possibile visualizzare e riassegnare le attività ai membri del team utilizzando una struttura grafica che combina il calendario mensile a colonne con la matrice di stati e membri del team.
Messaggi: Dove i membri del team si possono scambiare messaggi e informazioni
Dashboard: Alcuni grafici riassuntivi, in cui sarà visibile lo stato di avanzamento e lo stato di utilizzo del piano
Documenti: E' possibile allegare o associare i file dell'archivio direttamente al piano di lavoro. In questa maschera saranno visualizzati anche tutti i documenti collegati alle attività appartenenti al piano
Dalle maschere di gestione delle attività è possibile accedere al dettaglio dell'attività che verrà aperto in un popup modale laterale
Durante l'installazione del modulo "Piani di lavoro" verranno estese le maschere delle attività e delle opportunità con un nuovo campo, denominato appunto "Piano di lavoro" per poter collegare questi elementi ad un piano. Nel momento in cui andiamo ad assegnare un'opportunità ad un piano di lavoro, tutte le attività già al suo interno e quelle che verranno create in futuro, saranno automaticamente associate a quel piano di lavoro.
Nel momento in cui un'opportunità è associata ad un piano di lavoro, all'interno dell'opportunità apparirà un tab aggiuntivo con il nome del piano di lavoro, nel quale ci sarà la maschera di visualizzazione Kanban però con all'interno solamente le attività di quest'opportunità.
Mi può fare un esempio pratico di applicazione dei piani di lavoro su una realtà lavorativa?
Proviamo con un esempio molto semplice: una agenzia di ricerca personale
Creaiamo il nostro piano di lavoro (in questo esempio proviamo direttamente il modello predefinito) e diamogli un titolo. Possiamo anche cambiare il nome di alcune colonne del kanban se ci sembra opportuno oppure aggiungerne/toglierne in base alle necessità
Ora andiamo nella sezione Piani di lavoro
Qui troviamo le colonne che abbiamo configurato e dalla colonna To Do possiamo cliccare su + per aggiungere una nuova attività da fare, come ad esempio una nuova ricerca di una figura professionale. Man mano che la lavorazione della richiesta del mio cliente (ad esempio un nuovo sistemista da aggregare al team) avanza di livello, posso spostare questa attività da una colonna all'altra (la trascino come per qualsiasi kanban del CRM). Una volta che nell'attività valorizzo il flag "fatta/da fare" in fatta, intendo che quella attività si è conclusa e andrà a finire nella colonna delle "fatte"
Un altro esempio di utilizzo dei piani di lavoro
Possiamo ade esempio utilizzare i piani di lavoro per affidare i vari step del processo di vendita ai singoli utenti:
E' possibile automatizzare la creazione delle attività all'interno di un piano di lavoro?
Certo, e per fare questa cosa ci vengono incontro i flussi. E' possibile creare un'automatismo che va ad auto-popolare le attività ed inserirle all'interno dei piani di lavoro.
Ad esempio posso creare un flusso che alla creazione di un'opportunità, se l'opportunità è collegata ad un certo piano di lavoro, esegue una serie di operazioni di creazione attività, collegandole ovviamente all'opportunità e conseguentemente al piano.
E' possibile assegnare un piano ad un'anagrafica invece che ad un'opportunità?
No, per un motivo semplice, legato alla possibile ripetitività o alla sovrapposizione di vari commesse di lavoro.
Ipotizziamo lo scenario della società di marketing che ci commissioni lo sviluppo di un sito web, il posizionamento SEO e una campagna pubblicitaria tramite Social Network.
Nel nostro CRM abbiamo creato vari piani di lavoro, ognuno per la gestione del nostro business, quindi con stati di lavorazioni differenti.
Una situazione di questo tipo non sarebbe gestibile perché necessaria l'assegnazione di più piani di lavoro all'anagrafica, incappando in conflitti sugli stati di avanzamento.
Ipotizziamo inoltre che il nostro cliente, tra un anno, ci commissioni un'altra campagna pubblicitaria sui Social Network. Non potremmo gestirlo.
E' per risolvere queste casistiche che il CRM ci fa associare il piano di lavoro all'opportunità. Creando un'opportunità per ogni progetto commissionato, associato al cliente, quindi riesco sia a tenere separati i vari flussi di avanzamento di ogni piano, che ad avere una visione generale.
Non ti resta che provarlo , buon lavoro !
Aggiornato il: 02/12/2022
Grazie!