Sincronizzare i contatti di Google, iCloud e Office 365
In account esterni all'interno della gestione del proprio profilo è possibile collegare gli account di Google, iCloud oppure Office 365 per poter importare i propri contatti dal cloud verso il CRM e viceversa
entra in Account Esterni e clicca su Nuovo account di sincronizzazione (presente in alto a destra): procedi quindi ad inserire i dati dell'account che intendi collegare
Per Microsoft Office 365, per poter collegare l'account devi prima installare il plugin Office365 - Contatti dal menu SETUP>Configurazioni
Una volta configurato, inizierà la sincronizzazione dei dati. Tieni conto che potrebbe volerci qualche ora per scaricare tutti i contatti che hai nel cloud.
Dopo aver lasciato alla sincronizzazione il tempo necessario per lavorare, nel tab Anagrafiche in coda troverai tutti i contatti che sono stati recuperati dal tuo account esterno. Dovrai quindi specificare se vuoi vengano importate come aziende/contatti/lead se vuoi ritrovarle tra le anagrafiche del CRM.
Una volta che hai definito l'azione da compiere, si abiliterà il pulsante importa tutto: verranno importati sempre e solo i contatti dell'account per i quali hai specificato il tipo di anagrafica con la quale deveono essere salvati nel CRM.
Nota che non è possibile impostare una tipologia massiva per tutti i contatti da importare ma è una operazione che va effettuata contatto per contatto
Per sincronizzare una anagrafica con i vostri contatti Google/iCloud/Office 365, è sufficiente che sia abilitato il flag Sync mobile presente nella scheda: questo perchè, per ciascun contatto è obbligatorio specificare se importarlo come una azienda oppure contatto oppure lead
Se non trovi il flag Sync mobile, prova a controllare di non averlo nascosto dal Layout Studio.
Il flag Sync mobile è personale per utente: questo significa che, se lo abiliti, l'opzione varrà solamente per il tuo utente. I tuoi collaboratori, se vogliono anch'essi sincronizzare il cliente, devono entrare nella scheda e a loro volta inserire la spunta.
La sincronizzazione non controlla se c'è già una corrispondenza tra una anagrafica nella rubrica del cloud e una salvata nel CRM
Una volta che una anagrafica del CRM viene aggiornata, se ha il flag Sync mobile attivo, i dati di contatto (indirizzo, mail e telefono) verranno sincronizzati anche nel cloud. La stessa cosa se una anagrafica è presente nel cloud e viene aggiornata da lì anzichè dal CRM
La sync con iCloud non permette di sincronizzare l'indirizzo per i contatti che dalla rubrica vengono importati nel CRM tramite la coda di importazione. Ciò significa che l'indrizzo presente nella rubrica non verrà trasferito al CRM. Il viceversa invece è possibile. Si tratta di un problema di trasmissione dei dati da parte di ICloud.
Quando importi un contatto dalla coda di sincronizzazione, viene flaggato il campo Sync Mobile perchè sincronizzato con il sistema esterno
Quando rimuovi il flag Sync Mobile da una anagrafica, viene eliminata anche dalla rubrica esterna collegata al CRM
Come si Attiva
entra in Account Esterni e clicca su Nuovo account di sincronizzazione (presente in alto a destra): procedi quindi ad inserire i dati dell'account che intendi collegare
Per Microsoft Office 365, per poter collegare l'account devi prima installare il plugin Office365 - Contatti dal menu SETUP>Configurazioni
Una volta configurato, inizierà la sincronizzazione dei dati. Tieni conto che potrebbe volerci qualche ora per scaricare tutti i contatti che hai nel cloud.
Importazione della coda dei contatti
Dopo aver lasciato alla sincronizzazione il tempo necessario per lavorare, nel tab Anagrafiche in coda troverai tutti i contatti che sono stati recuperati dal tuo account esterno. Dovrai quindi specificare se vuoi vengano importate come aziende/contatti/lead se vuoi ritrovarle tra le anagrafiche del CRM.
Una volta che hai definito l'azione da compiere, si abiliterà il pulsante importa tutto: verranno importati sempre e solo i contatti dell'account per i quali hai specificato il tipo di anagrafica con la quale deveono essere salvati nel CRM.
Nota che non è possibile impostare una tipologia massiva per tutti i contatti da importare ma è una operazione che va effettuata contatto per contatto
Importazione anagrafiche del CRM in Google/iCloud/Office 365
Per sincronizzare una anagrafica con i vostri contatti Google/iCloud/Office 365, è sufficiente che sia abilitato il flag Sync mobile presente nella scheda: questo perchè, per ciascun contatto è obbligatorio specificare se importarlo come una azienda oppure contatto oppure lead
Se non trovi il flag Sync mobile, prova a controllare di non averlo nascosto dal Layout Studio.
Il flag Sync mobile è personale per utente: questo significa che, se lo abiliti, l'opzione varrà solamente per il tuo utente. I tuoi collaboratori, se vogliono anch'essi sincronizzare il cliente, devono entrare nella scheda e a loro volta inserire la spunta.
Alcune note sul funzionamento della sincronizzazione
La sincronizzazione non controlla se c'è già una corrispondenza tra una anagrafica nella rubrica del cloud e una salvata nel CRM
Una volta che una anagrafica del CRM viene aggiornata, se ha il flag Sync mobile attivo, i dati di contatto (indirizzo, mail e telefono) verranno sincronizzati anche nel cloud. La stessa cosa se una anagrafica è presente nel cloud e viene aggiornata da lì anzichè dal CRM
La sync con iCloud non permette di sincronizzare l'indirizzo per i contatti che dalla rubrica vengono importati nel CRM tramite la coda di importazione. Ciò significa che l'indrizzo presente nella rubrica non verrà trasferito al CRM. Il viceversa invece è possibile. Si tratta di un problema di trasmissione dei dati da parte di ICloud.
Quando importi un contatto dalla coda di sincronizzazione, viene flaggato il campo Sync Mobile perchè sincronizzato con il sistema esterno
Quando rimuovi il flag Sync Mobile da una anagrafica, viene eliminata anche dalla rubrica esterna collegata al CRM
Aggiornato il: 02/08/2024
Grazie!