Integrazione con Office 365 / Exchange Online

Puoi integrare l'agenda del CRM e l'elenco dei clienti grazie ai plugin per Office 365 presenti in SETUP>Configurazioni

Installazione

Da SETUP>Configurazioni, clicca su Installa sui plugin Office 365 - Calendario e poi su Office 365 - contatti. Puoi anche installare uno solo dei due plugin se non ti interessa avere entrambi

Una volta installato, il plugin si presenterà in questo modo:

quello che devi fare ora è cliccare sull'icona dell'ingranaggio: il sistema in automatico ti porterà nella tua sezione di configurazioni degli account esterni, dove dovrai inserire le tue credenziali di accesso, attivare lo switch per far partire il plugin e quindi salvare.

Se la configurazione inserita è corretta, comparirà una spunta verde.

Inoltre, controlla anche il pannello che comparirà in Setup>Configurazioni>Sincronizzazioni>Office 365: ti permette di

• attivare o staccare la connessione agli account office 365
• scegliere come marcare i contatti esportati in Exchange dal CRM
• abilitare la sincronizzazione monodirezionale o bidirezionale: puoi scegliere di aggiornare e/o eliminare un contatto quando questo viene aggiornato/eliminato da Exchange piuttosto che dal CRM
• modalità di cancellazione: di default quando cancelli un elemento nel CRM ed è abilitata la cancellazione per Exchange, l'elemento viene eliminato direttamente nel cloud. Puoi eventualmente scegliere se spostarlo nel cestino di Exchange o in una cartella di elementi eliminati

Ciascun utente, qualora volesse sincronizzare i due sistemi, deve entrare nella propria sezione degli account esterni (tab presente nella Gestione profilo) e configurare la sezione Exchange.

La sincronizzazione tra l'Agenda del CRM ed il calendario di Outlook è automatica: un nuovo appuntamento su Outlook verrà riportato nel CRM e viceversa. Tieni però conto che la sincronizzazione ha dei tempi tecnici, per cui un appuntamento su Outlook potrebbe impiegare fino a 10 minuti prima di comparire nell'agenda.

Per la rubrica, vengono gestiti solamente le anagrafiche presenti nel CRM.

Se vuoi abilitare la sincronizzazione di una anagrafica specifica, devi attivare il flag Sync mobile presente nella scheda dell'anagrafica stessa. Ricorda che tale flag è "personale", ovvero se lo attivi in un cliente con il tuo utente, i tuoi collaboratori dovranno fare lo stesso se lo vogliono sincronizzato con le loro rubriche Outlook.

Nel momento in cui volessi sincronizzare molti clienti del CRM con la rubrica di Outlook, puoi utilizzare l'aggiornamento massivo: trova le anagrafiche che ti interessano utilizzando la ricerca avanzata, quiindi seleziona l'icona con le opzioni e poi Aggiornamento massivo.

Modifica infine l'icona dello stato del Sync Mobile (di default è segnata con il trattino, significa che l'aggiornamento massivo non modificherà il flag già presente) impostando la spunta per questa voce e fai avvia.

Per importare invece i contatti dalla rubrica di Exchange verso il CRM, clicca sull'icona di configurazione del plugin (da SETUP>Configurazioni), quindi ti aprirà il pannello di gestione del tuo profilo: da li vai al tab Anagrafiche in coda e seleziona quali elementi desideri importare (specificando se importare come azienda, contatto o lead). Va fatto per ciascun elemento che vuoi venga inserito nel CRM. Una volta terminato, clicca su "importa tutti" per importare tutti gli elementi nel CRM (nota che l'importazione potrebbe richiedere un po' di tempo, non essendo immeditata).

Non è possibile importare massivamente tutti i contatti di Exchange/Outlook, devi specificare per ciascun elemento (dalla colonna_ Azioni_) come desideri venga importato

Aggiornato il: 11/07/2023