Come condividere un file dell'archivio del CRM

Il CRM ti permette di condividere i file archiviati direttamente dall'applicazione, senza doverli scaricare e rimandare via mail. In pratica crei una condivisione — verso altri utenti del CRM oppure tramite link — e decidi chi può vedere o modificare il documento. Vediamo come funziona, passo per passo.

Ecco come si presenta la pagina di configurazione della condivisione: da qui gestisci le impostazioni di default per la condivisione dei file.
La trovi in SETUP>Configurazioni>Archivio>parametri condivisione file

In dettaglio, la pagina «Parametri condivisione File» (Configurazione ▸ Archivio) presenta i seguenti campi:

·         Giorni di validità della condivisione — per quanti giorni la condivisione resta attiva prima di scadere (nell'esempio 30).
·         N° massimo download — numero massimo di download consentiti per il file condiviso; 0 indica nessun limite.
·         Mostra descrizione nella condivisione — se attivo, include la descrizione del file nella schermata di condivisione.
·         Mostra campi aggiuntivi nella condivisione — se attivo, mostra anche i campi aggiuntivi (personalizzati) associati al file.
·         Indirizzo E-Mail di invio della notifica di condivisione — campo obbligatorio: l'indirizzo mittente da cui parte la mail di notifica (di default noreply@crmincloud.it).
·         Mail da inviare come notifica di condivisione — editor di testo per comporre il corpo della mail di notifica, con formattazione (grassetto, corsivo, elenchi e così via).

In questa pagina puoi creare un template da utilizzare come preset per tutte le volte che vorrai condividere un file con un altro utente del CRM oppure un cliente (anagrafica).

Esempio del testo:

Buongiorno, 

è stato condiviso con te un file:  {{Tustena.FileEmail}}

Puoi scaricarlo cliccando su questo link:  {{Tustena.ShareToken}}

Il file sarà condiviso con te fino alla data  {{Tustena.ShareEndDate}}

I campi unione per la condivisione li trovi nel primo menu presente nella barra opzioni dell'editor

Come condividere un file dal menu dell'archivio

Entra nell'archivio, individua il file che vuoi condividere e fai clic per selezionarlo

Passaggio 2 — Apri il tab «Condivisione» del file: qui trovi l'elenco delle condivisioni già attive, con i relativi utenti e permessi

La tabella elenca le condivisioni già attive per il file con queste colonne:

·         Condiviso con — l'utente (o gli utenti) oppure il link con cui il file è stato condiviso.
·         Data validità — la data di scadenza oltre la quale la condivisione non è più accessibile.
·         N° Download — il numero di download effettuati sul file condiviso.

Fai clic su «Nuova condivisione»: scegli gli utenti destinatari (oppure genera un link), imposta i permessi — sola lettura o modifica — e, se serve, una data di scadenza. Salva per attivare la condivisione

Il pannello «Nuova condivisione» richiede questi campi (quelli con * sono obbligatori):

·         N° massimo download — limite di download per questa condivisione (0 = illimitato).
·         **Condividi con *** — modalità di condivisione: verso gli Utenti del CRM oppure anagrafiche presenti a sistema.
·         **Utenti *** — i destinatari della condivisione; il campo compare quando scegli «Utenti». Se scegli invece «Anagrafica» potrai selezionare il cliente e la mail al quale inviarlo
·         Mostra descrizione nella condivisione — include la descrizione del file nella schermata condivisa.
·         Mostra campi aggiuntivi nella condivisione — include i campi aggiuntivi (personalizzati) del file.
·         Allega file alla e-mail — se attivo, allega direttamente il file alla mail di notifica invece del solo link.
·         Invia e-mail di notifica di condivisione — invia al destinatario una mail che lo avvisa della condivisione.
·         **Titolo messaggio *** — l'oggetto della mail di notifica.
·         **Corpo messaggio *** — il testo della mail, componibile con l'editor di formattazione.

Aggiornato il: 03/08/2026