Ecco alcuni esempi di come utilizzare i flussi

Assegnazione di un commerciale all'anagrafica appena creata

Nell'esempio sotto, il flusso viene utilizzato per assegnare automaticamente il commerciale di un LEAD appena inserito nel CRM in base alla zona salvata e creare una opportunità commerciale al quale è già salvata una visita collegata, per il commerciale che verrà assegnato.

In questo caso il flusso parte in automatico, non appena viene salvato un lead. Ogni flusso inizia con un trigger: una specie di interruttore che si accende e può eseguire una operazione automatica all'accadimento in un evento (ad esempio salvataggio di un elemento preciso come un lead, oppure una modifica etc) oppure può essere avviato manualmente.

Nell'esempio il trigger non ha condizioni particolari, ma si possono comunque inserire dei filtri per no farlo partire ad ogni nuovo lead ma ad esempio se l'anagrafica ha una origine specifica o rispetta altri parametri più stringenti

Una volta stabilita la zona, viene assegnato il commerciale di competenza per quella zona. Se la condizione è vera, esce dai controlli e lo assegna altrimenti passa alla verifica successiva e quindi prosegue sul ramo del commerciale corretto

Una volta accertato il commerciale, viene creata una opportunità e subito dopo (perchè usiamo crea opportunità e continua) viene creata l'attività di tipo visita che sarà collegata all'opportunità

Alert personalizzato alla creazione

Con il seguente flusso, vogliamo essere avvisati via mail ogni volta che viene inserito un nuovo lead (ma lo si può utilizzare anche per le altre tipologie di anagrafica o attività, opportunità)

Dato che vogliamo che il flusso parta non appena si crea il lead, prendiamo il trigger di avvio Alla creazione e lo inseriamo nel layout: come riferimento impostiamo lead (per questo esempio) e possiamo lasciare vuoto al campo Condizioni di esecuzione (a meno che non vogliamo che il flusso parta a condizioni specifiche). Quindi questo flusso partirà con qualsiasi lead creato

Ora, vogliamo che venga inviata una mail ad un utente particolare (esempio un amministratore): andiamo quindi a prendere dall'elenco degli oggetti il nostro Oggetto mail e ci clicchiamo sopra per configurarlo

Compiliamo il campo mittente (sarà l'indirizzo da dove parte la mail), come destinatario inseriamo Definito nel flusso (così specificheremo noi a quale indirizzo inviarlo); se abbiamo un template per le attività predisposto, possiamo indicare quello, altrimenti nella parte body andiamo ad inserire i dati; infine, ricordiamoci di inserire un oggetto per la mail, altrimenti andrà in errore

Trasciniamo quindi all'interno del flusso gli oggetti Fallimento del flusso e Successo del flusso, in modo che venga chiuso al suo termine

Il flusso creato risulterà così:

Nella mail saranno indicati i campi del lead Azienda, Cognome, Nome: sono campi unione che si ricavano dall'editor di stampa del Setup

Per avere maggiori informazioni su come poter personalizzare queste mail, rimando alla guida apposita a questa pagina

Alert personalizzato alla scadenza di una opportunità

In questo caso non vogliamo essere avvisati quando un oggetto viene creato o modificato ma bensì controllare una data e ricevere una mail quando quella data sta per sopraggiungere

In questo esempio, vogliamo ricevere una mail quando la nostra opportunità è appena scaduta (quindi controllare ogni giorno le opportunità che scadono il giorno stesso).

Per fare questo, trattandosi di un controllo periodico da farsi, utilizzeremo il trigger Ad intervalli regolari dove andremo ad impostare un controllo giornaliero delle opportunità che stanno scadendo

come lo abbiamo configurato: lo abbiamo impostato sull'oggetto Opportunità, come parametri abbiamo impostato che ogni mattina alle 8:00 vengano controllate tutte le opportunità presenti e nelle condizioni di esecuzione abbiamo specificato di controllare la data di scadenza che sia uguale ad "oggi" (cioè ogni giorno controllerà per il giorno stesso)

Nota che abbiamo disattivato i flag della sezione avanzate, in modo che se abbiamo più opportunità aperte per lo stesso cliente, il flusso mandi più mail distinte (una per opportunità).

Una volta fatto, inseriamo un oggetto e-mail e andiamo a configurarlo

in questo caso (diversamente dall'alert lead) impostiamo come destinatario il proprietario dell'opportunità (in modo che venga avvisato chi la sta lavorando); mettiamo poi i soliti dati per fornire nel messaggio informazioni circa l'oggetto scaduto. In questo caso, trattandosi di una opportunità, i dati verranno presi dal template di stampa dell'opportunità presente nella sezione Moduli di stampa in Setup. La guida alle email dei flussi è sempre qui

Chiudiamo sempre il nostro flusso trascinando nell'editor gli oggetti Successo del flusso e fallimento del flusso. Salviamo il tutto

Invia una mail al cliente appena convertito

Poniamo caso che tu voglia compiere determinate azioni quando un lead viene convertito in azienda/contatto: ad esempio, inviare una mail di benvenuto al lead appena convertito in azienda.

Il flusso sarà di questo tipo: un trigger alla creazione dell'azienda che verifica se deriva dalla conversione di un lead, quindi manda un messaggio standard (se hai predisposto una mail di una campagna, puoi usare l'oggetto invia mail per campagna), quindi una notifica visiva all'amministratore e conclusione del flusso

Il trigger alla creazione

deve semplicemente verificare che l'azienda (in questo caso specifico) derivi da un lead. Nella ricerca delle condizioni, è presente il campo specifico da lead (non visibile nella scheda) che permette di capire se deriva da un lead. In questo caso, se la condizione è vera il campo risulta flaggato per questo nuovo cliente che andiamo ad inserire

a questo punto, proseguiamo con l'invio dell'oggetto e-mail

impostiamo il mittente, quindi come destinatario Cliente del flow, in quanto vogliamo che arrivi direttamente all'indirizzo email del cliente, salvato nella scheda. Come al solito, se ho un template per le mail commerciali lo posso caricare altrimenti posso inserire direttamente qui il testo (vedi la guida sulle mail dei flussi per capire come inserire campi unione)

salvato questo passaggio, inseriamo un oggetto Notifica utente per inviare un messaggio pop-up di notifica creazione nuova azienda da lead

Concludiamo quindi con il successo del flusso

Invio auguri di buon compleanno

In questo caso vogliamo predisporre un flusso che automaticamente invii una newsletter dedicata di buon compleanno a tutti i contatti che sono salvati nel CRM e che compiono gli anni il giorno corrente.

Per farlo, predisponiamo un trigger ad intervalli regolari che a tal ora invii una mail a tutti i contatti che compiono gli anni oggi

Quindi per prima cosa predisponiamo il trigger ad intervalli regolari, mettiamo che la verifica venga fatta sui contatti, all'orario delle 9:00 di mattina.

Nelle condizioni di esecuzione, impostiamo il campo data di nascita che ricorre oggi

Andiamo poi ad inserire un oggetto Invia email per campagna (puoi in alternativa usare un Oggetto mail se vuoi inviare una mail standard): impostiamo il template della newsletter che avremo precedentemente creato (vedi la guida sulle newsletter), quindi il nome di invio del mittente (di default il proprietario del flusso) e infine quale indirizzo email tenere in considerazione (di base il sistema suggerisce gli indirizzi di tipo mailing list ma possiamo modificare in indirizzo e-mail per l'invio della mail "normale")

Al solito, concludiamo con i componenti di chiusura del flusso

Aggiornato il: 10/09/2025