Nel CRM in Cloud è possibile inviare al cliente un'offerta in PDF che possa essere firmata elettronicamente dal destinatario. Vediamo come fare:

Registrarsi a TS Digital

Come prerequisito, si deve possedere la firma digitale TeamSystem ovvero avere un account TS Digital: come prima cosa bisogna andare nelle opzioni e creare una chiave tecnica

Dopo averla creata, al proprio indirizzo email registrato arriverà una mail con il codice di attivazione: le informazioni da annotare saranno l'ID ed il Secret.

Ora entra nel CRM, in Setup>Configurazioni installa il plugin Firma Digitale che troverai a fondo pagina, nella sezione Sincronizzazioni

Una volta installata, si potrà procedere alla configurazione della firma

• La chiave tecnica è la chiave creata (nella mail anche riportato come ID)
• il Secret sarà il codice di conferma ricevuto via mail
• Partita IVA, Nome azienda e Codice Fiscale saranno i dati dell'azienda collegata
• Gli altri dati relativi alla FEQ sono i dati di chi firmerà digitalmente il preventivo

Salvare le impostazioni ed uscire

Come funziona nella pratica

Quando andrai ad editare un preventivo da inviare al cliente, potrai scegliere il tipo di firma.
E’ possibile scegliere di non mandare il documento a cliente con la firma, oppure scegliere tra FEA e FES con OTP, SecureCall o Grafometrica

La firma verrà aggiunta in stampa del documento come un watermark sul PDF e che certifica il preventivo.

Quando arriverà al cliente tramite mail, oltre al preventivo in PDF sarà presente un link di collegamento alla pagina di landing che verrà predisposta dal sistema (in automatico) per far firmare il documento al cliente

Cliccando su Firma Documento quindi, il cliente potrà procedere a firmarlo

Al cliente verranno proposti i dati già presenti nel CRM, che potranno essere modificati dall'utente nel caso in cui il firmatario sia un altro. Una volta firmato, il documento verrà inviato a TS Digital Signature. Da qui potrai confermarlo per la firma.

Una volta firmato, il CRM ti avviserà con un messaggio interno o email (se hai le notifiche attive) che il documento è firmato. All'interno del documento stesso, il tasto Firmato diverrà verde

Nel codice del preventivo

Tecnicamente, alla configurazione della firma digitale da SETUP, verrà aggiunta una porzione di codice per l'inserimento della firma digitale

Aggiornato il: 09/09/2024